Hướng dẫn nâng cao sử dụng Automator: hiện tuỳ chọn, sử dụng biến trên Mac OS X

Để bạn hiểu rõ hơn biến là gì, ta sẽ làm một ví dụ nho nhỏ cho phép bạn nhập bất cứ nội dung gì, sau đó hiện một hộp thoại để xác nhận lại nội dung đó. Bạn thử suy nghĩ xem những action nào cần thiết cho công việc này nhé, khoan hãy đọc xuống phần bên dưới. Tập cho quen đi nào!

Các action cần thiết:

• Ask for Text: hiển thị hộp thoại cho phép chúng ta nhập nội dung vào đó.
• Set Value of Variable: đặt giá trị mà ta vừa nhập vào biến.
• Ask for Confirmation: hiển thị hộp thoại để xem lại nội dung mà ta vừa nhập.

Đầu tiên, bạn sẽ tạo một biến mới bằng cách chuyển sang danh sách biến, nhấp chuột phải và chọn “New Variable”. Bạn có thể đặt bất kì tên nào bạn thích cho biến ở ô “Name” (ở đây mình đặt tên là “abc). Thường thì người ta sẽ đặt tên biến theo đúng chức năng của nó để dễ dàng phân biệt giữa các biến với nhau. Lưu ý, TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐẶT TÊN BIẾN BẰNG TIẾNG VIỆT CÓ DẤU. Mình thử nghiệm đặt tên biến có dấu thì Automator liên tục bị Crash đấy. Ô “Value” là giá trị mặc định cho biến. Giá trị mặc định này sẽ hiển thị nếu như những action của ta không gán giá trị mới cho biến. ​

Sau khi đã tạo biến xong, bạn tìm và kéo thả những action mình đã liệt kê trong mục “Các action cần thiết” vào Workflow, theo đúng thứ tự nhé. Để cho biến vào một nội dung nào đó, bạn sẽ thực hiện thao tác kéo thả tên biến trong khung liệt kê biến vào đúng vị trí của nó. Chẳng hạn, ta cần đặt giá trị mà người dùng đã nhập trong action “Ask for Text” vào biến “abc”, kéo thả chữ abc vào mục Variable của action “Set Value of Variable”. Nếu bạn chỉ tạo duy nhất 1 biến, action “Set Value of Variable” sẽ tự động thêm biến đó, nên chúng ta không cần kéo thả nữa.

Ở action “Ask for Confirmation”, bạn kéo thả biến “abc” vào mục Message. Làm như vậy thì khi chạy, hộp thoại sẽ hiển thị nội dung của biến. Bạn cũng có thể thêm thắt một chút, chẳng hạn như “Nội dung bạn đã nhập là ” rồi kéo thả biến “abc” vào sau cùng.

Vậy là đã xong phần xây dựng Workflow. Tiến hành thử nghiệm và xem kết quả nhé. Sử dụng biến cũng đâu có gì khó đâu phải không? Nếu muốn sử dụng biến có sẵn của Apple, bạn cũng kéo thả tên biến vào chỗ cần dùng trong Workflow. Thế thôi, không có gì phức tạp cả.

Các biến thường dùng và chức năng của nó:

• Application: lấy đường dẫn đến thư mục Application trong Mac OS X.
• Computer Name: lấy tên của máy Mac bạn đang dùng.
• Computer uptime: thời gian máy đã mở.
• Current day/month/time/weekday/year: lấy ngày/tháng/giờ/ngày trong tuần/năm hiện tại.
• Documents: hiện đường dẫn tới thư mục Documents
• Downloads: hiện đường dẫn tới thư mục Documents
• First/Last name: lấy tên/họ của người sử dụng máy
• Home: hiện đường dẫn tới thư mục Home
• Home email address: lấy địa chỉ email của người dùng
• Host name: lấy tên Host của máy khi truy cập mạng
• IP address: hiển thị địa chỉ IP của máy
• Path: lấy một đường dẫn bất kì
• Random identifier: tạo một dãy ID bất kì gồm cả chữ và số.
• Random number: biến này tạo ra một con số ngẫu nhiên.

3. Dùng Automator để tạo Service

Service là những “dịch vụ” nhằm thực thi một nhiệm vụ nào đó. Kể từ Mac OS 10.6 Snow Leopard, Service được thiết kế lại sao cho dễ dùng nhất. Ta có thể coi Service là những ứng dụng nho nhỏ, có thể kích hoạt ngay từ Menu chuột phải. Do tích hợp vào menu này nên ta có thể áp dụng Service cho rất nhiều ứng dụng, điển hình là Finder, Safari, Word, Excel, TextEdit, Pages, Keynote,…

Service có thể tuỳ chỉnh được một cách dễ dàng bằng cách vào một ứng dụng nào đó, chẳng hạn như Finder, nhấn vào tên ứng dụng ở thanh tác vụ, chọn Services. Các service có sẵn thích ứng với ứng dụng mà bạn chọn sẽ hiện lên. Muốn tuỳ chỉnh, thêm bớt Service, bạn nhấn vào Services Preference.

Bây giờ, chúng ta sẽ tạo một Service tích hợp vào Menu chuột phải để chuyển đổi kích thước ảnh nhé. Trước hết, bạn khởi chạy Automator rồi chọn vào Service trong hộp thoại hiện ra. Việc chạy một Service cũng như một Workflow thông thường thôi, khác một chút là nó có thể lấy được input từ một thứ gì đó ngay từ menu chuột phải, ở ví dụ này là lấy tập tin ảnh.

Việc đầu tiên bạn cần nhớ khi làm một Service Workflow đó là phải chọn input cho action đầu tiên trong mục “Service recieves selected”. Bạn cũng có thể không chọn input (“no input”). Kế đó, ta phải chọn ứng dụng để Service chạy tại mục “in”. Trong những ứng dụng khác, Service sẽ không hiện lên trong menu chuột phải. Automator cũng cấp cho bạn tuỳ chọn “any application” nếu như bạn muốn Service có thể chạy ở bất cứ đâu, trong bất kì ứng dụng nào. Ở ví dụ của chúng ta đang thực hiện, input sẽ là “Image Files” (vì ta đang thao tác trên ảnh) và giới hạn hoạt động của Service là ứng dụng Finder mà thôi. ​

Các action mà ta cần để thực hiện workflow này:

• Copy Finder Items: sao chép những tập tin gốc sang một thư mục khác rồi mới chỉnh kích thước. Thư mục này cũng dùng làm thư mục chứa các ảnh đã chỉnh sửa.
• Scale Images: chỉnh sửa kích thước ảnh.

Với hai action “Copy Finder Items” và “Scale Images”, bạn hãy cho nó hiện ra khi chạy Workflow để ta có thể nhập kích thước muốn chỉnh sửa và chọn đường dẫn cho thoải mái. Còn nếu không thích và muốn tự động hoá, bạn hãy chỉnh các thông số trước trong Automator.​

Sau khi đã hoàn tất, bạn lưu lại dưới tên “Chỉnh kích thước ảnh”. Tập tin này sẽ tự động được chép vào thư mục ~/Library/Services và thêm vào menu chuột phải của Finder. Nếu máy không tự thêm cho bạn, bạn truy cập vào Services Preferences như hướng dẫn ở phía trên, tìm đến mục “Chỉnh kích thước ảnh” rồi đánh dấu chọn vào. Quay lại Finder và tận hưởng kết quả nhé. Bạn có thể chọn nhiều tập tin cùng một lúc. Tuỳ theo “óc sáng tạo” của bạn, hãy tạo thêm nhiều Services vào menu chuột phải để chúng ta có thể hoàn thành công việc hằng ngày một cách nhanh chóng, khoa học hơn.​

4. Folder Action

Folder Action là những hoạt động tự làm đối với một thư mục nào đó mà bạn định sẵn hoặc chọn khi chúng ta chạy Workflow, nhưng thông thường thì ta sẽ chọn trước cho nhanh. Bây giờ, chúng ta sẽ làm hai ví dụ:

Ví dụ 1: tạo Folder Action để khi chép tập tin vào thư mục nào đó thì những tập tin đó sẽ được đổi tên hàng loạt theo quy tắt của bạn.
Ví dụ 2: tự động tạo một tập tin PDF từ những hình ảnh được thêm vào thư mục.

Trước tiên chúng ta sẽ thực hiện ví dụ 1 nhé. Các action mà ta cần:

• Get Selected Finder Items: chọn tất cả tập tin được chép vào thư mục.
• Rename Finder Items, chọn kiểu Make Sequential: thực hiện thao tác đổi tên tập tin. Bạn hãy nhập tên muốn đổi vào đây luôn hoặc cho hiện cửa sổ nhập tên khi chạy cũng được.

Trước khi thêm các action vào Workflow, bạn cần chọn một thư mục để workflow chạy trong mục “Folder Action receives files and folder added to: “. Hãy tạo một thư mục mang tên “Doi tap tin hang loat” và chọn nó. Sau đó, bạn kéo thả các action và wrokflow. Xong xuôi, bạn hãy lưu nó lại dưới tên tuỳ ý. Bây giờ hãy thử nghiệm bằng cách chép một số tập tin vào thư mục này, bạn sẽ thấy nó được đổi tên một cách tự động.

Với ví dụ 2: bạn chỉ cần một action duy nhất là “New PDF from Images” mà thôi. Ngay sau khi thêm tập tin, một tập tin PDF sẽ xuất hiện tại một nơi mà bạn chọn. Hãy lưu ý rằng tuỳ theo độ nặng của ảnh mà thời gian tạo PDF sẽ lâu hay mau đấy. Đừng quá sốt ruột nhé.

5. iCal Alarm và Image Capture Plugin​

Khi chọn iCal Alarm, workflow của bạn sẽ được khởi động khi một sự kiện bất kì được kích hoạt báo động (sự kiện này phải được quản lí bởi ứng dụng iCal của Mac) và không có input nào cả. Trong khi đó, nếu bạn chọn Image Capture Plugin thì sau khi chụp một bức ảnh bằng ứng dụng Image Capture Plugin, workflow sẽ chạy và nhận nó làm input. Tuy nhiên chúng ta thường không dùng đến chúng. Nếu bạn có ý tưởng gì hay về việc sử dụng hai tính năng này, hãy chia sẻ với mọi người nhé.

Vậy là chúng ta đã đi qua gần hết các tính năng mà Automator cung cấp qua hai bài viết, từ cơ bản đến nâng cao. Những bạn đọc bài viết này mà vẫn chưa hiểu rõ thì hãy xem lại bài hướng dẫn cơ bản nhé. Chúc mọi người thành công với Automator.

-> Hướng dẫn cơ bản sử dụng Automator: thiết lập tự động hoá công việc trên Mac OS X

Nguồn: tinhte, duyluan